春節連假即將來臨，Openbook閱讀誌幫「電腦玩物」站長Esor開設了「時間管理門診」，專門處理一人分飾多角、三頭六臂也難解決的工作疑難。

上門看診的，是最近擁有自己的出版品牌「月熊出版」的總編輯楊佩穎，品牌還在起步階段的她，身兼出版社的總編輯、行銷、企劃等等，一個人扛著所有工作。每一本書都是一個專案，每案都有複雜的代辦事項，細節多如牛毛，但一個蘿蔔一個坑，該做的事情一件都不可少。編輯的人生像一個巨坑，得把時間大把大把地填到坑中。

Openbook閱讀誌事先調查了楊佩穎的工作習慣，她較常以紙本筆記註記工作事項，少用手機上的生產力APP。除了紙本筆記外，對於電子工具也抱持著「多了解無妨」的想法。她最想知道的事情是：

怎麼分享Goolgle日曆上的會議給別人？

Esor站長眉頭一皺，發覺案情並不單純。原來，站長除了是知名部落客，也是一位專業出版人，他十分明白楊佩穎的工作難處。這種高壓、高複雜，並需要精準時間掌控，其實也不只是編輯，更是許多上班族共同的苦惱。

最困難的還是人的問題

需要同時周全的環節太多，失誤在所難免。以出版為例，抓市場定位、校對，決定紙材、印量、行銷策略，還是圖文校對，環環相扣，一部分沒做好，都會互相影響。

「最困難的還是人的問題」，Esor這麼說。

楊佩穎深表同感。月熊出版成立不到1年，都是出版本土作者的自製書。相較起翻譯書，自製書在從無到有的前期溝通，需要耗費很大的精神。「尤其是新作者終於可以出一本書了，他們會有很多期待，把夢想都寄託在這一本書上……」，但作者有時對於書的想像，跟出版社不一定一致。編輯必須一直去尋找能相互協調的方法。

「特別是我的作者大多是出第一本書，通常會很謹慎，非常興奮卻也恐慌，一直跟你確定，這樣對不對、那樣可不可以，我必須要理解他們的感受。」 

原來，陪伴，也是編輯工作的一部分。

即時通訊，不代表所有工作都要立刻回覆

今日信息媒介從紙張印刷逐漸走向電子媒體，不但調整了人們的閱讀與感知方式，重塑了書籍的定義與產銷流程，也改變了編輯與作者的溝通模式。

楊佩穎提到，有一位作者人在義大利，因為時差的關係，能聯絡的時間就是台灣的深夜。她說，「為了讓他安心，所以我都會盡量即時跟他討論。」

Esor很能感同身受，「我有一本書的作者，寫稿時人也剛好在國外，一開始他會用skype跟我討論，我就覺得，天啊，如果你要即時回他，就要半夜一直醒著，那如果你不即時回他，他又可能會想說你是不是不關心他。」在讓作者不開心與放棄規律作息打亂工作節奏的權衡下，有兩全的方式嗎？Esor分享了他的經驗：

「後來，我邀請他用google文件的共同編輯功能，他在寫稿時對哪一句話有疑慮，希望在哪裡插入圖表，希望徵詢我的意見，他可以加一個註解，我下次打開電腦就會在那的段落看到註解，在個別註解的對話框裡頭跟他討論。

因為google文件好處就是無論如何始終只會有一份雲端檔案，所有討論的歷程保留在這裡，我可以省去管理檔案版本的麻煩，也可以避免在散亂的信件中遺漏重要訊息。所以我請他不要寄word檔給我，也避免在E-mail裡面跟我討論這些問題。」

Esor也曾做過測試，發現有些看似急需回覆的訊息，是因為對方已經習慣了即時通訊的立即回饋，應該要讓合作對象習慣，自己不見得一定會當下回覆，也有可能隔個幾小時。測試結果，發現無礙於進度，反而幫助自己，在需要專注的時候，能更有效率。

多種工具並用，可能讓訊息散落各處

品牌正處建立知名度的階段，楊佩穎手上同時處理七、八本書的編輯流程，內容的調性都不同，必須與跟不同的團隊交涉，有各領域的學者、浪跡天涯的背包客、遠在他鄉的文化人等等。她努力陪伴不同的團隊，也因此有非常多繁雜、瑣碎的事情需要處理。

「我還是用傳統的方法，在紙本行事曆上面把死線記下來，用這些時間點管理每一個細節的進度。另外就是現在通訊軟體很發達，每天都有一大堆工作訊息，我會讓還沒有回的訊息全都亮著，有空的時候一件一件處理。」楊佩穎說。

需要回覆的訊息太多，是上班族共通的苦惱。使用紙本雖然永遠不會過時，但現在人常用各種通訊軟體、email，會使訊息散落不同地方，資料需要東找西找。

Esor說：「我自己最常用的是Evernote這個軟體，這是一個做筆記的軟體，我可以把工作郵件全都擷取到軟體裡面做成筆記，再透過軟體提供的標籤分類功能，把相關的筆記合併成不同的專案任務。

如果他們又在電話中跟我溝通了不同細節，或是誰當面又跟我說了一些事情，我就全都記錄在對應的筆記中。這樣，我就可以不用理會混亂的郵件跟訊息了。然後在這個筆記裡面，我可以開始排我的工作步驟。這樣做的好處就是，同一時間處理很多專案不致於覺得非常破碎，也不會遺漏重要的訊息。」

將時間花在有意義的陪伴

太多繁雜的訊息需要立刻回覆，太多來自各處的訊息阻礙整體的判斷。干擾我們與他人進行真正有意義，有價值的溝通。正因為溝通工具的多元化，人與人聯繫的眉角，也變得會更多。

楊佩穎所出版的書中，許多作者都是第一次出書，也就是說，這些書是他們的第一本書。抱持著只許成功不許失敗的想法，她不會因為工作繁忙而忽略了任何一本書，她盡力陪伴一本書，從無到有。

Esor建議，她應將心力專注在最重要的溝通上。通過雲端協作的功能，能為作者與編輯省去的時空阻隔。通過筆記軟體Evernote，則可以彙整瑣碎資訊。讓心力專注在更重要的事物上。

回到楊佩穎最初的問題：「怎麼分享Goolgle日曆上的會議給別人？」

Esor簡單提到兩種方式：一是在自己的日曆上分享單個會議日期給他人，另一種創造一個專案日曆，排上會議進度，與他人共用。這些問題，在「電腦玩物」中，Esor已做過深入的教學。

然而，從楊佩穎對工作的認真，我們才能理解這個問題最重要的兩個字：分享。●

【前情提要】

伴讀人物》「最大的問題其實是不知道自己要什麼」—Esor站長的時間管理術

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作者簡介：徐明涓（吉娜） 一九八一年四月出生於台北市，B型牡羊座。 不能養狗的愛狗人。 復興商工美工科、台灣藝術大學電影學系進修推廣部畢業。 電影系就學期間穿梭於台灣各大小型影展。曾獲邀參加義大利威尼斯影展、以色列台拉維夫學生影展，與柏林影展青年導演新銳學生電影營（Berlinale Talent Campus）。 曾於各大小影展任職國際聯絡、外賓接待等職。愛好電影之餘，也熱愛背包旅行。從二〇〇二年起每年至少一趟不定期旅行，二〇〇八年獨自完成歐洲、中東、非洲半年之旅，至今走過三十八個國度，獨旅印度六次。 最愛德國，卻與印度最有緣分；最愛電影，卻靠自創服飾品牌維生。 即使一向不按牌理，都期許自己永遠充滿活力、尊嚴活著。 現職：自創服飾品牌ginagypsy負責人、設計師，活動展演外賓接待。 未來：朝著電影服裝造型師的目標邁進！ 臉書粉絲專頁：www.facebook.com/ginagypsyontheroad/

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