伴讀人物》時間管理門診:「最困難的還是人的問題」,Esor站長與月熊總編楊佩穎對談

左為月熊出版總編輯楊佩穎,右為電腦玩物站長Esor

春節連假即將來臨,Openbook閱讀誌幫「電腦玩物」站長Esor開設了「時間管理門診」,專門處理一人分飾多角、三頭六臂也難解決的工作疑難。

上門看診的,是最近擁有自己的出版品牌「月熊出版」的總編輯楊佩穎,品牌還在起步階段的她,身兼出版社的總編輯、行銷、企劃等等,一個人扛著所有工作。每一本書都是一個專案,每案都有複雜的代辦事項,細節多如牛毛,但一個蘿蔔一個坑,該做的事情一件都不可少。編輯的人生像一個巨坑,得把時間大把大把地填到坑中。

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Openbook閱讀誌事先調查了楊佩穎的工作習慣,她較常以紙本筆記註記工作事項,少用手機上的生產力APP。除了紙本筆記外,對於電子工具也抱持著「多了解無妨」的想法。她最想知道的事情是:

怎麼分享Goolgle日曆上的會議給別人?

Esor站長眉頭一皺,發覺案情並不單純。原來,站長除了是知名部落客,也是一位專業出版人,他十分明白楊佩穎的工作難處。這種高壓、高複雜,並需要精準時間掌控,其實也不只是編輯,更是許多上班族共同的苦惱。

最困難的還是人的問題

需要同時周全的環節太多,失誤在所難免。以出版為例,抓市場定位、校對,決定紙材、印量、行銷策略,還是圖文校對,環環相扣,一部分沒做好,都會互相影響。

「最困難的還是人的問題」,Esor這麼說。

楊佩穎深表同感。月熊出版成立不到1年,都是出版本土作者的自製書。相較起翻譯書,自製書在從無到有的前期溝通,需要耗費很大的精神。「尤其是新作者終於可以出一本書了,他們會有很多期待,把夢想都寄託在這一本書上……」,但作者有時對於書的想像,跟出版社不一定一致。編輯必須一直去尋找能相互協調的方法。

「特別是我的作者大多是出第一本書,通常會很謹慎,非常興奮卻也恐慌,一直跟你確定,這樣對不對、那樣可不可以,我必須要理解他們的感受。」 

原來,陪伴,也是編輯工作的一部分。

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月熊出版的作品

即時通訊,不代表所有工作都要立刻回覆

今日信息媒介從紙張印刷逐漸走向電子媒體,不但調整了人們的閱讀與感知方式,重塑了書籍的定義與產銷流程,也改變了編輯與作者的溝通模式。

楊佩穎提到,有一位作者人在義大利,因為時差的關係,能聯絡的時間就是台灣的深夜。她說,「為了讓他安心,所以我都會盡量即時跟他討論。」

Esor很能感同身受,「我有一本書的作者,寫稿時人也剛好在國外,一開始他會用skype跟我討論,我就覺得,天啊,如果你要即時回他,就要半夜一直醒著,那如果你不即時回他,他又可能會想說你是不是不關心他。」在讓作者不開心與放棄規律作息打亂工作節奏的權衡下,有兩全的方式嗎?Esor分享了他的經驗:

「後來,我邀請他用google文件的共同編輯功能,他在寫稿時對哪一句話有疑慮,希望在哪裡插入圖表,希望徵詢我的意見,他可以加一個註解,我下次打開電腦就會在那的段落看到註解,在個別註解的對話框裡頭跟他討論。

因為google文件好處就是無論如何始終只會有一份雲端檔案,所有討論的歷程保留在這裡,我可以省去管理檔案版本的麻煩,也可以避免在散亂的信件中遺漏重要訊息。所以我請他不要寄word檔給我,也避免在E-mail裡面跟我討論這些問題。」

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Esor也曾做過測試,發現有些看似急需回覆的訊息,是因為對方已經習慣了即時通訊的立即回饋,應該要讓合作對象習慣,自己不見得一定會當下回覆,也有可能隔個幾小時。測試結果,發現無礙於進度,反而幫助自己,在需要專注的時候,能更有效率。

多種工具並用,可能讓訊息散落各處

品牌正處建立知名度的階段,楊佩穎手上同時處理七、八本書的編輯流程,內容的調性都不同,必須與跟不同的團隊交涉,有各領域的學者、浪跡天涯的背包客、遠在他鄉的文化人等等。她努力陪伴不同的團隊,也因此有非常多繁雜、瑣碎的事情需要處理。

「我還是用傳統的方法,在紙本行事曆上面把死線記下來,用這些時間點管理每一個細節的進度。另外就是現在通訊軟體很發達,每天都有一大堆工作訊息,我會讓還沒有回的訊息全都亮著,有空的時候一件一件處理。」楊佩穎說。

需要回覆的訊息太多,是上班族共通的苦惱。使用紙本雖然永遠不會過時,但現在人常用各種通訊軟體、email,會使訊息散落不同地方,資料需要東找西找。

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Esor說:「我自己最常用的是Evernote這個軟體,這是一個做筆記的軟體,我可以把工作郵件全都擷取到軟體裡面做成筆記,再透過軟體提供的標籤分類功能,把相關的筆記合併成不同的專案任務。

如果他們又在電話中跟我溝通了不同細節,或是誰當面又跟我說了一些事情,我就全都記錄在對應的筆記中。這樣,我就可以不用理會混亂的郵件跟訊息了。然後在這個筆記裡面,我可以開始排我的工作步驟。這樣做的好處就是,同一時間處理很多專案不致於覺得非常破碎,也不會遺漏重要的訊息。」

將時間花在有意義的陪伴

太多繁雜的訊息需要立刻回覆,太多來自各處的訊息阻礙整體的判斷。干擾我們與他人進行真正有意義,有價值的溝通。正因為溝通工具的多元化,人與人聯繫的眉角,也變得會更多。

楊佩穎所出版的書中,許多作者都是第一次出書,也就是說,這些書是他們的第一本書。抱持著只許成功不許失敗的想法,她不會因為工作繁忙而忽略了任何一本書,她盡力陪伴一本書,從無到有。

Esor建議,她應將心力專注在最重要的溝通上。通過雲端協作的功能,能為作者與編輯省去的時空阻隔。通過筆記軟體Evernote,則可以彙整瑣碎資訊。讓心力專注在更重要的事物上。

回到楊佩穎最初的問題:「怎麼分享Goolgle日曆上的會議給別人?」

Esor簡單提到兩種方式:一是在自己的日曆上分享單個會議日期給他人,另一種創造一個專案日曆,排上會議進度,與他人共用。這些問題,在「電腦玩物」中,Esor已做過深入的教學

然而,從楊佩穎對工作的認真,我們才能理解這個問題最重要的兩個字:分享。

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【前情提要】

伴讀人物》「最大的問題其實是不知道自己要什麼」—Esor站長的時間管理術

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作者簡介:徐明涓(吉娜)
一九八一年四月出生於台北市,B型牡羊座。
不能養狗的愛狗人。
復興商工美工科、台灣藝術大學電影學系進修推廣部畢業。
電影系就學期間穿梭於台灣各大小型影展。曾獲邀參加義大利威尼斯影展、以色列台拉維夫學生影展,與柏林影展青年導演新銳學生電影營(Berlinale Talent Campus)。
曾於各大小影展任職國際聯絡、外賓接待等職。愛好電影之餘,也熱愛背包旅行。從二〇〇二年起每年至少一趟不定期旅行,二〇〇八年獨自完成歐洲、中東、非洲半年之旅,至今走過三十八個國度,獨旅印度六次。
最愛德國,卻與印度最有緣分;最愛電影,卻靠自創服飾品牌維生。
即使一向不按牌理,都期許自己永遠充滿活力、尊嚴活著。

現職:自創服飾品牌ginagypsy負責人、設計師,活動展演外賓接待。
未來:朝著電影服裝造型師的目標邁進!

臉書粉絲專頁:www.facebook.com/ginagypsyontheroad/


 

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作者簡介:電腦玩物站長
電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變,分享的主題涵蓋數位應用、時間管理到生活旅遊中的科技人文觀察,目前部落格每日點閱數超過8萬,累積瀏覽人次更已突破1億5000萬人。
著有《Evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作和人生》、《比別人快一步的 Google 工作術》等暢銷書籍,著作累積銷量近十萬冊。文章更屢屢被經理人、關鍵評論網、 Cheers 等各大媒體網站轉載。並曾接受經理人、30雜誌、商業周刊、遠見雜誌、Cheers、Career、Smart智富雜誌等專題採訪。
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